X-Rechnung empfangen und speichern: Was du jetzt tun musst

Dein Großhändler schickt plötzlich keine PDF mehr, sondern eine XRechnung – und du siehst nur kryptischen Code? Damit bist du nicht allein. Genau diese Frage kam in unserer b:work-Community auf: Wie empfange und speichere ich X-Rechnungen richtig? Hier kommen die Antworten – inklusive dem, was Produktmanager aus dem b:work-Team dazu planen.

Die Fristen im Überblick

Beim Thema E-Rechnung werden zwei Dinge gern verwechselt: empfangen und ausstellen. Die Fristen sind unterschiedlich:

• Empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025. Jeder Betrieb im B2B-Bereich muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist.
• Ausstellen ab 2027: Betriebe, die 2026 mehr als 800.000 € Umsatz gemacht haben, müssen ab 1. Januar 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen.
• Ausstellen ab 2028: Dann gilt die Pflicht für alle – ausgenommen Kleinunternehmer und Rechnungen unter 250 €.

Heißt konkret: Auch wenn du selbst noch keine E-Rechnungen schreiben musst – empfangen können musst du sie schon heute.

Warum das gerade jetzt Thema wird

In der Community berichten Handwerker, dass Großhändler und Lieferanten zunehmend auf X-Formate umstellen und gar keine klassischen PDFs mehr verschicken. Eine XRechnung ist aber ein reiner XML-Datensatz – öffnest du die Datei, siehst du erstmal nur Code statt einer lesbaren Rechnung.

Dazu kommt die Aufbewahrungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat und revisionssicher archiviert werden. Ein E-Mail-Postfach als Ablage reicht dafür streng genommen nicht.

So gehst du heute mit eingehenden X-Rechnungen um

Bis alles in einem System läuft, haben sich in der Praxis drei Wege bewährt:

1. Lesbar machen. Kostenlose Viewer (z. B. der Quba-Viewer) zeigen dir eine XRechnung als normale, lesbare Rechnung an. So prüfst du Beträge und Positionen wie gewohnt.
2. Original aufbewahren. Wichtig: Archiviert werden muss die XML-Datei selbst, nicht ein Ausdruck oder Screenshot. Lege die Originaldateien strukturiert und unveränderbar ab.
3. Steuerberater einbinden. Viele Betriebe geben Eingangsrechnungen ohnehin an den Steuerberater weiter – etwa über DATEV Unternehmen online. Frag nach, wie dein Steuerbüro X-Formate entgegennimmt.

Was b:work heute schon kann

Für deine Ausgangsrechnungen bist du mit b:work längst auf der sicheren Seite: Aus jedem Beleg erzeugst du per Klick eine normgerechte E-Rechnung – als XRechnung oder ZUGFeRD –, versendest sie direkt per E-Mail und alles wird GoBD-konform archiviert. Die Ausstellen-Pflicht ab 2027/2028 ist damit für dich kein Stressthema.

Und die Eingangsseite? Das sagt Erik aus dem b:work-Team

Auf die Community-Frage, ob b:work X-Rechnungen künftig auch empfangen und speichern kann, hat Erik im Forum geantwortet: „In den kommenden Monaten kommt dafür eine Dateiablage in b:work.“

Noch ist die Funktion nicht da – aber das Thema ist beim Team angekommen, und die Diskussion im Forum hat direkt mitgeholfen, den Bedarf sichtbar zu machen. Genau dafür ist die Community da.

Deine Meinung zählt

Wie verarbeitest du heute deine Eingangsrechnungen – über den Steuerberater, mit einem Zusatzprogramm oder noch klassisch auf Papier? Und was müsste eine Dateiablage in b:work können, damit sie dir wirklich Arbeit abnimmt?

Schreib uns deine Meinung dazu – direkt im Community-Thread.