Seit der E-Rechnungspflicht erwarten viele Empfänger eine echte E-Rechnung statt eines einfachen PDFs.
b:work erzeugt beide Standardformate direkt aus Ihrer normalen Rechnung – ohne Zusatzprogramm.
Schritt für Schritt
- Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt (neu anlegen oder ein Angebot umwandeln).
- Prüfen Sie die Kundenadresse: Anrede, Name, Straße, PLZ und Ort müssen vollständig sein. Die Adresse wird aus der Kundenverwaltung übernommen und ist im Beleg selbst nicht editierbar – so bleibt die E-Rechnung dauerhaft konform. Korrekturen nehmen Sie direkt beim Kunden vor.
- Wählen Sie beim Versand das Format: XRechnung (reines XML nach EN 16931) oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML – für Auge und Maschine zugleich).
- Versenden Sie die Rechnung per E-Mail – die Datei wird automatisch angehängt.
- Die Rechnung wechselt in den Status „Abgegeben" und ist damit revisionssicher festgehalten.
💡 Tipp
- XRechnungen sind schon in der kostenlosen Community Edition möglich – Sie brauchen kein Zusatzmodul.
- Unsicher, welches Format? Behörden verlangen meist XRechnung, Geschäftskunden sind mit ZUGFeRD oft flexibler (sie sehen das PDF und können das XML einlesen).
- Fehlt im Versand ein Pflichtfeld, liegt es fast immer an einer unvollständigen Kundenadresse – einmal zentral in der Kundenverwaltung ergänzen, dann passt es für alle künftigen Belege.
