eit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) Pflicht – zumindest beim Empfangen. Viele Handwerksbetriebe fragen sich: Muss ich jetzt sofort alles umstellen? Die kurze Antwort: empfangen ja, ausstellen Schritt für Schritt. Hier kommt der Fahrplan ohne Paragrafen-Kauderwelsch.
Empfangen musst du schon heute
Seit Januar 2025 muss jeder Betrieb im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist. Wichtig: Eine klassische PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931 – in Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD.
In der Praxis heißt das: Wenn dir ein Großhändler oder Geschäftskunde eine XRechnung schickt, musst du sie lesen und archivieren können. Ein simples E-Mail-Postfach reicht dafür streng genommen nicht – die Datei muss korrekt verarbeitet und revisionssicher abgelegt werden.
Ausstellen: die Fristen bis 2028
Beim Versenden gibt es Luft – aber sie wird knapp:
- Bis 31.12.2026: Du darfst weiter Papier oder einfache PDF verschicken, wenn der Empfänger zustimmt.
- Bis 31.12.2027: Betriebe mit weniger als 800.000 € Jahresumsatz dürfen die alten Formate noch nutzen.
- Ab 1.1.2028: Schluss mit der Übergangsphase – alle stellen E-Rechnungen im strukturierten Format aus.
Stand: Juni 2026. Die genauen Regelungen ergeben sich aus dem Wachstumschancengesetz; bei Detailfragen lohnt der Blick zur Handwerkskammer oder zum Steuerberater.
Für die meisten kleinen Betriebe heißt das konkret: spätestens 2028 musst du E-Rechnungen ausstellen können. Wer früh umstellt, hat den Stress nicht kurz vor Toresschluss – und wirkt bei Geschäftskunden professionell.
XRechnung oder ZUGFeRD – was ist der Unterschied?
Beide erfüllen die Norm EN 16931, sie unterscheiden sich im Aufbau:
- XRechnung ist ein reines XML-Format. Du siehst als Mensch erstmal nur Code. Öffentliche Auftraggeber (Kommunen, Stadtwerke) verlangen meist genau dieses Format.
- ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Du siehst eine normale Rechnung, die Maschine liest die Daten dahinter. Ideal für Geschäftskunden.
Du musst dich nicht entscheiden – eine gute Handwerkersoftware erzeugt beide automatisch aus deinem bestehenden Beleg.
So setzt du es ohne Zusatzsoftware um
Der Knackpunkt ist nicht das Gesetz, sondern das Werkzeug. Wenn deine Software aus jedem Angebot per Klick eine normgerechte E-Rechnung macht und sie direkt versendet, ist das Thema erledigt. Genau das übernimmt b:work für die E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD entstehen automatisch, der Versand läuft per E-Mail aus der Anwendung, und alles wird GoBD-konform archiviert.
Wichtig ist außerdem die revisionssichere Aufbewahrung – auch das ist Teil der Pflicht. Eine Lösung, die Erstellen, Versenden und Archivieren in einem Rutsch erledigt, erspart dir Bastellösungen mit Excel und Mailordner.
Häufige Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung? Nein. Eine reine PDF gilt nicht als E-Rechnung. Es braucht ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Was ist, wenn ich nur Privatkunden habe? Die Pflicht gilt im B2B-Bereich. Trotzdem solltest du empfangen können – Lieferanten und Großhändler stellen längst auf E-Rechnung um.
Muss ich 2025 schon E-Rechnungen ausstellen? Empfangen ja, ausstellen je nach Umsatz bis 2027 bzw. 2028. Aber: früh umstellen spart später Hektik.
